Officemanager

Wat ga je doen?

Als onze nieuwe officemanager ben jij de motor van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat je collega’s zich volledig kunnen focussen op hun werk. Samen met onze andere collega op secretariaat, die het heerlijk vind om de taken uit te voeren, ben jij eindverantwoordelijk voor het secretariaat. Dit betekent onder andere:

• Het organiseren van gave en inspirerende Bunt events, op externe locaties.
• Zorgen dat ons jaarlijks relatiemagazine Grow! in September op de mat valt bij RD lezers. Jij organiseert dit project van het begin tot het eind en neemt je collega’s hierin mee.
• Het ondersteunen van collega’s bij allerlei zaken, zodat zij zich kunnen focussen op hun werk.
• Het plannen en regelen van leuke teamuitjes.
• Het beheren van agenda’s en zorgen dat afspraken soepel verlopen.
• Projectleider zijn over uiteenlopende interne projecten, waarbij jij het overzicht bewaakt.
• Samen met je andere collega van secretariaat organiseer jij onze maandelijkse Bunt Lunch, waarbij je het leuk vindt je creativiteit in te zetten.
• Facilitaire zaken oppakken, zodat iedereen een fijne werkplek heeft.
• Jij monitort onze strategische thema’s zodat we als organisatie onze doelen behalen.
• Eens in de 6 weken zit je samen met de directie. Dan spar je samen over nieuwe projecten, deelt updates over de lopende zaken binnen de organisatie en de projecten die er lopen. En we verwachten ook dat je ze ook wel eens eerlijk en ongevraagd advies geeft. Want samen sta je sterker!
  
  

Hoe ziet jouw dag er dan uit?

• Je start de dag met een kop koffie en checkt de agenda’s. Zijn er belangrijke afspraken of deadlines waar je rekening mee moet houden? Daarna beantwoord je de eerste e-mails en zorg je dat alles klaarstaat voor de dag samen met de andere secretaresse. De collega’s druppelen binnen en zien dat alles piekfijn klaarstaat. Je hebt ze een fijne start van de dag gegeven!
• Tijd om aan de slag te gaan met het organiseren van een aankomend event. Je belt met de locatie, regelt de catering en zet een uitnodiging klaar voor de collega’s.
• Je ondersteunt collega’s met praktische zaken: een rapport moet nog netjes worden opgemaakt en er moet een offerte zo ver mogelijk klaargezet worden.
• Je ziet ineens dat je collega last-minute wijzigingen in de agenda heeft. Dit wordt door jou vlot opgelost.
• Bijna tijd voor de maandelijkse Bunt Lunch! Samen met je collega heb je alles klaargezet zodat de collega’s zo aan kunnen schuiven. Je attendeert de directie er nog snel op dat ze niet moeten vergeten bepaalde onderwerpen te bespreken. Misschien organiseer je nog wel een korte teamactiviteit na de lunch?
• Nadat alles weer strak is gemaakt van de Bunt Lunch samen met je collega’s, werk je aan de planning van een teamuitje en leg je de laatste hand aan een lijst met suggesties. Ondertussen hou je ook het secretariaat draaiende en los je kleine praktische problemen op.
• Je wekelijkse overleg met de andere secretaresse start. Samen stemmen jullie de uitdagingen van de komende twee weken af en zorgen jullie voor korte lijntjes.
• Je vraagt of je collega’s zin in een kop koffie of thee hebben, zodat je jouw ondersteuning daarop kan aanpassen. Ondertussen maak je een praatje en daardoor weet jij hoe ze in de wedstrijd zitten.
• Er is een training morgen in onze eigen trainingsruimte. Heb jij zin in: gezellig, morgen veel cursisten over de vloer! Jij zorgt voor de voorbereiding en helpt daarmee de trainer enorm: de mappen en naamkaartjes zijn geprint en liggen klaar, de stoelen staan op een rij en de lunch heb je vandaag afgestemd op de uiteindelijk totale hoeveelheid personen die aanwezig zijn.
• De dag afronden! Je loopt nog even langs de collega’s, checkt of alles geregeld is voor morgen en beantwoordt de laatste mails. Je ziet dat er een collega is die wel erg overloopt met werk. Natuurlijk vraag jij of er iets is wat jij kan doen om te ontlasten.
• Nadat je even een stapje extra hebt gezet voor deze collega, sluit je de dag tevreden af en loop je al kletsend met je collega’s de trap af. Op naar huis!

 

Wie ben jij?

• Je bent een echte aanpakker met een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je hebt al ervaring als officemanager of in een vergelijkbare rol.
• Je houdt van plannen en organiseren en bent een kei in overzicht bewaren.
• Je bent sociaal, energiek en weet hoe je een gezellige sfeer creëert.
• Je bent handig met systemen zoals [bijvoorbeeld Microsoft Office, AFAS, Canva].
• Je werkt zelfstandig, maar vindt het ook leuk om samen te werken.
  
  

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een groeiend en dynamisch familiebedrijf.
• Je krijgt een positie waarin je een grote rol kan spelen in de groei van ons eigen familiebedrijf.
• Je komt in een professioneel team met enthousiaste en ambitieuze collega’s.
• Je krijgt opleidingsmogelijkheden.
• Je krijgt een uitstekend salaris. En natuurlijk uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, maar dat begreep je al.
• De vrijheid om je eigen vakantiedagen in te delen (volgens onze collega’s is dit heerlijk).
  
  

Over Bunt Groep

Groei van mens en organisatie. Dat is onze missie. We adviseren, coachen, trainen en begeleiden. Dit doen we met véél plezier, want wat is er mooier dan als familiebedrijf andere familiebedrijven te laten groeien? Samen sta je sterker.

Wij onderscheiden ons door alle aandacht te besteden aan zowel de emotionele als de rationele aspecten van een overdracht. Ons doel is dan ook altijd om de continuïteit van het familiebedrijf én de harmonie binnen de familie te borgen.

Solliciteer

Als je halverwege het lezen van deze vacature nog niet gesolliciteerd had, dan is het nu je kans. Word jij onderdeel van onze Bunt familie? Bel of mail met Wouter Bunt, 0318-830226 of mail naar wbunt@buntgroep.nl.

 

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.