Zoek de 8 verspillingen in jouw organisatie

 

Waarde voor de klant

Bij verspilling denken we vaak aan iets wat je weggooit wat veel waarde heeft. De Dikke van Dale geeft tijdverspilling of geldverspilling hierbij als voorbeeld. In een tijd waarin er veel voedsel wordt weggegooid en we te maken hebben met een behoorlijke afvalberg is die gedachtegang ook logisch. Bij verspilling gooi je iets weg wat waarde heeft.

Als het gaat om de definitie van verspilling in jouw organisatie zijn dat uiteindelijk alle activiteiten waar de klant NIET voor betaald. Zaken die dus geen waarde toevoegen in de ogen van de klant. Dat betekent natuurlijk dat je als eerste moet weten wat je klant wil en wat hij van jou verwacht. Dat is dus stap 1.

 

Pure verspilling

Oorspronkelijk kent de zogenaamde Lean-filosofie 7 verspillingen. Tegenwoordig spreken we van 8 verspillingen (nr. 8: onderbenutting van talent). We noemen verspilling ook wel waste of muda, respectievelijk de Engelse en Japanse term hiervoor.

 

1. Fouten of kwaliteitsgebreken

Dit is alles wat niet in één keer goed gaat en herstel nodig heeft. Een dubbele levering, het verkeerde product of de verkeerde dienst geleverd, een incomplete tekening of het verkeerde advies. Vaak ontstaat deze verspilling door miscommunicatie tussen jouw klant en jezelf of je organisatie. Je moet hierdoor bijvoorbeeld je product repareren in geval van slechte kwaliteit of een herbewerking uitvoeren. Dit is verspillend omdat je extra kosten moet maken zonder dat dit enige waarde oplevert voor de klant.

 

2. Transport

Dit betreft het verplaatsen van onderdelen, producten, papieren etc. Alles wat van A naar B verplaatst moet worden. Dit kan zijn naar de klant, maar ook intern van loods naar loods, van werkplek naar werkplek of van mailbox naar mailbox. Ieder niet-noodzakelijk transport is verspilling.

Maar hoe komen de producten anders bij mij of bij de klant hoor ik je zeggen? Goede vraag. Het is hierbij goed om onderscheid te maken tussen vermijdbare en niet-vermijdbare verspilling. Te vermijden? Elimineren! Niet te vermijden? Dan reduceren.

 

3. Beweging

Iedere beweging die geen waarde toevoegt voor de klant is verspilling. Van de ene naar de andere kant lopen. Een medewerker die continu aan het zoeken is naar gereedschap (de nietmachine valt hier ook onder). Of de medewerker die steeds dezelfde vragen stelt.

Kijk eens in je eigen kantoor of werkplaats: wat doen de mensen nu? Zijn er bewegingen die overbodig zijn?

 

4. Wachten

Het wachten op informatie, op papierwerk of op beslissingen. Orders die liggen te wachten om ingevoerd te worden. Of een klant die wacht aan de telefoon omdat je iets moet opzoeken. Of een collega die niet de juiste verkoopprijs heeft doorgekregen en nu wacht op de juiste informatie om te factureren. Deze vorm van verspilling is vaak onzichtbaar: je gaat iets anders doen om de tijd te vullen.

 

5. Overbewerking

Bij overbodige bewerkingen worden er meer handelingen verricht dan noodzakelijk is. 10 hechtlassen terwijl 5 voldoende is voor de sterkte. 15 stroken plaatmateriaal zagen in plaats van 10. Drie keer fiatteren van de factuur in plaats van één keer. Nog eens controleren of het echt binnengekomen is. Dubbel werk waar de klant niets aan heeft.

 

6. Overproductie

Dit is de ‘moeder aller verspillingen’ en is teveel of te vroeg leveren wat de klant vraagt. Deze verspilling veroorzaakt vaak weer andere verspilling en leidt bijvoorbeeld tot meer voorraad. Naast het teveel produceren gaat het hier ook om te vroeg leveren wat de klant wil. Of het laten branden van de lampen. Of het teveel drukken van visitekaartjes -die bijna niet meer worden gebruikt- terwijl er binnenkort een nieuwe huisstijl wordt uitgerold.

Snel zien of er ook bij jouw organisatie overproductie is? Loop naar de afvalbak. Deze vorm van verspilling wordt namelijk het snelst zichtbaar bij de afvalstromen. De overvolle papierbak (teveel geprint) of de bak met metaalscraps zijn hier voorbeelden van.

 

7. Voorraden

Voorraad is alles meer dan het minimum wat nodig is om de opdracht voor de klant uit te voeren. Dit zijn dingen die stilliggen en die dus geld kosten. Denk aan stapels producten of papierwerk. Maar ook taken. Of meer werk dan in je agenda past.

Ja maar, ik heb toch voorraad nodig om de klant te bedienen? Eens. Laten we het anders benaderen: hoeveel heb je echt nodig om de klant goed te bedienen? Zorg ervoor dat de voorraad precies genoeg is voor wat je nodig hebt.

 

8. Onderbenutting van talent

Nummer 8 is verspilling van talent. Iedere case waarin niet volledig gebruikt wordt gemaakt van de tijd of het talent van de medewerkers is verspilling. Onder of boven je niveau werken is verspilling van potentie. Dat is niet alleen jammer van de kennis, maar leidt uiteindelijk ook tot ontevreden en ongemotiveerde medewerkers.

 

In het Engels is er een mooi ezelsbruggetje om deze verspillingen te onthouden: TIMWOODS.

• • T - Transport (transport)
  • I - Inventory (voorraad)
  • M - Motion (beweging)
  • W - Waiting (wachten)
  • O - Overprocessing (overbewerking)
  • O - Overproduction (overproductie)
  • D - Defects (fouten of kwaliteitsgebreken)
  • S - Skills (talent)

 

Doen!

"En nu?" zul je denken. Erken als eerste dát er verspilling is. Ook in jouw bedrijf of organisatie. Kijk als tweede wat je er aan kan doen. Het wegnemen van verspilling is niet altijd even makkelijk. Welke van de 8 verspillingen herkende jij als eerste? Begin daarmee. En als derde: maak een plan en ga het doen!

 

Wil je graag met ons sparren over jouw verspilling en vooral over het wegnemen hiervan? Maak een afspraak en bel ons op 0318-830226.

 

dhr. W. (Wouter) Bunt, Trainer en consultant