Waarom je mailbox zo vol zit en hoe je hier snel van afkomt: 5 tips

1. Stuur geen e-mails meer (of minder)

De meeste mensen die klagen over het krijgen van te veel e-mails, sturen zelf ook veel e-mails. De eigenschap van het versturen van een mail is namelijk dat het een reactie uitlokt. Uit onderzoek blijkt dat je gemiddeld vier reacties kunt verwachten op iedere mail die je zelf stuurt. Vraag je jezelf af of het echt nodig is om een e-mail te versturen. Soms is het beter om de telefoon te pakken of naar iemand toe te lopen. Zeker als het onderwerp waarover je schrijft gevoelig ligt. E-mail is niet voor elk doeleinde het meest gunstige medium.

 

Binnen je eigen organisatie kun je hier ook concrete afspraken over maken: Hoe communiceren we met elkaar? Wat mailen we wel en wat mailen we niet? Of spreek iets met jezelf af: bij iedere mail die ik deze week verstuur denk ik vooraf na of het verstandig is om dit te mailen of om het op een andere manier te communiceren.

 

2. Schrijf duidelijke e-mails

Het eerste wat mensen lezen als er een nieuwe e-mail binnenkomt is de onderwerpregel. Zorg er dan voor dat alle relevante informatie hierin te lezen valt. Geef in je onderwerpregel concreet aan waar de e-mail over gaat. Dus niet ‘FW:RE:RE: afspraak’ of ‘Vraagje’, maar ‘Korte vraag: feedback op offerte Vierhuizen’.

 

Wees ook in de hoofdtekst duidelijk en geef aan wat je van de ander verwacht. Wil je reactie? Geef dat dan aan, bijvoorbeeld: ‘Graag reactie voor morgen 16:00 uur. Indien dit niet lukt, ga ik er vanuit dat je akkoord bent met het voorstel. Geef anders even aan wanneer je wel een reactie kunt geven.’ Verwacht je geen reactie? Zet dat er dan duidelijk bij: ‘Deze mail is ter informatie.’

 

Let ook op stijl en interpunctie. Veel lange mails worden aan een stuk geschreven. Soms worden er ook nog lange zinnen gebruikt. Vergroot de leesbaarheid van je mails door kopjes, bullets en witregels te gebruiken. Kijk of je door middel van komma’s en punten je mails nog begrijpelijker kunt maken.

 

Schrijven van een duidelijke en heldere e-mail kost tijd als je dit goed wilt doen. Als je echter onduidelijk mailt, krijg je per mail weer vragen terug over wat je bedoeld.

 

3. Stuur korte e-mails

Hoe langer een e-mail, hoe minder snel je antwoord krijgt. Daarbij komt: stuur je één e-mail aan iemand met vier verschillende onderwerpen, dan reageert de ander vooral op de vragen die voor hem of haar makkelijk zijn te beantwoorden. De geadresseerde gaat bij een te lang e-mailbericht veel later of helemaal niet antwoorden. Juist op de vragen waar jij antwoord wil hebben, krijg je geen antwoord. Stuur daarom liever 5 e-mails met verschillende onderwerpen dan 1 e-mail met 5 onderwerpen. Ja, maar dan stroomt mijn mailbox toch weer vol? Ja, alleen deze mails kun je direct verwerken, waardoor je netto veel minder tijd kwijt bent.

 

Hoe kun je dit concreet uitvoeren? Stel geen open vragen in je mail maar doe een voorstel die de ander alleen maar met JA of NEE hoeft te beantwoorden. Dus niet zo:

Beste Roy,

We hebben weer last gehad van lekkage in de koelkast. We moesten weer veel vis weggooien. Wat moeten we doen?

Groeten,

Cees

 

Maar zo:

Beste Roy,

We hebben voor de zoveelste keer last van lekkage in de koelkast. Dat kost ons weer 400 euro aan vis die we konden weggooien. Ik heb even gezocht wat de opties zijn en denk dat we een nieuwe koelkast type XW55 zouden moeten kopen. Mocht die een keer uitvallen, dan kan dat apparaat automatisch een appje sturen, zodat we de voorraad kunnen redden. Bij onze vaste leverancier kost die koelkast 700 euro. Is het akkoord dat ik dat ga regelen?

Groeten,

Cees

 

4. Stop met onnodige CC e-mails

Eén van de grootste tijdrovers zijn de zogenaamde CC (Carbon Copy) e-mailtjes van anderen. Meestal worden deze mails gestuurd om je op de hoogte te houden. Maak hier met elkaar afspraken over en CC alleen wanneer het echt noodzakelijk is. Spreek ook af dat als je iemand in de CC zet, dit alleen ter info is en er geen actie van deze persoon verwacht wordt. Is er wel actie gewenst, dan behoort de geadresseerde in ‘Aan’ gezet te worden.

 

Wil je in één oogopslag zien welke mails die je krijgt in CC zijn? Maak dan een aparte regel aan waarbij je de voorwaarde instelt dat CC-mails die je ontvangt een blauwe tekstkleur krijgen. In Outlook werkt dit zo:

Ga naar beeld en kies Weergave-instellingen. Kies Voorwaardelijke opmaak en selecteer Toevoegen.

Geef de regel een naam “CC mail” en klik op Lettertype. Kies een opvallende kleur (bijvoorbeeld blauw) en klik op OK. Klik op Voorwaarde en zet een vinkje bij Ik ben en kies in dropdown ‘Een van meerdere personen in cc’ en klik op OK. Tel nu het aantal mails in je Postvak IN die blauw zijn, en je weet hoe vaak je ge-cc’d wordt.

 

5. Doe aan verwachtingsmanagement

Ken je die ongeduldige mensen? Die je ’s morgens een e-mail sturen en ’s middags al aan de telefoon hangen om te vragen of de e-mail gelezen is? Of nog erger: die je een herinneringsmail sturen met de vraag of je de mail hebt gelezen. Wellicht ben je een paar dagen afwezig of volg je een dag training (bij Bunt Groep bijvoorbeeld). Gebruik dan je afwezigheid assistent. En voor je vakantieperiode geldt: Ga je vrijdags op vakantie, zet deze dan donderdag al aan zodat je een volledige dag hebt om zaken af te ronden. Geef duidelijk aan wanneer je terug bent en tel daar 2 dagen bij op. Zo zorg je ervoor dat je eerste werkdag niet overloopt met alles wat direct op je afkomt. Geef eventueel ook aan wie er wel bereikbaar is. En wees concreet: ‘In verband met vakantie lees ik maar af en toe mijn mail’ is dus een dooddoener en geeft onduidelijkheid. ‘Bedankt voor je bericht. Tot 18 augustus ben ik afwezig en wordt deze mail niet gelezen. Daarna zal ik je mail weer beantwoorden’. En je begrijpt het al in dit voorbeeld: deze persoon heeft vakantie tot 16 augustus.

 

Van een volle naar een lege mailbox

Jouw gedrag heeft invloed op het aantal ontvangen e-mailberichten. De eerste stappen kun je nu al zetten. Al pas je vanaf nu maar één of twee tips toe, dan zal de e-mail-tsunami zeker verminderen. En wil je nog meer grip op je mailbox? Volg dan de training Timemanagement in 1 dag en wordt je mailbox de baas. Ben je snel afgeleid en heb je moeite om je aandacht erbij te houden? Volg dan de gratis online masterclass Grip op Aandacht (1 uur) met 5 praktische tips voor meer focus en aandacht. Want wat je aandacht geeft groeit. 

 

Wouter Bunt, trainer en coach