Overhead. Zelfrijzend bakmeel?

De overhead is een makkelijke prooi voor bezuinigingen, want we hebben er altijd te veel van, toch? Weet u het verschil tussen uw directe en indirecte kosten? En of deze verhouding goed ligt?

We hebben het doorgaans over de overhead als het vet van de organisatie. In goede tijden kunnen we het opsparen, in slechte tijden kunnen we er op interen of er wel wat van wegsnijden. Maar dat is een totaal verkeerde beeldspraak.

Overhead. Zelfrijzend bakmeel?

Wat is overhead?

Wikipedia omschrijft het als volgt:
De overhead of vaste lasten is het deel van een budget dat een organisatie aan de eigen organisatie besteedt. Het is een maat voor de efficiëntie van een organisatie. Geld dat een organisatie aan zichzelf besteedt, komt niet ten goede aan de doelen van deze organisatie.

 

Uitgebreide definitie

Een wat uitgebreidere definitie volgens Wikipedia:
Een algemeen geldende definitie van overhead is er niet. Er zijn twee basisdefinities. Sommigens hanteren het onderscheid tussen directe kosten en indirecte kosten. Indirecte kosten gelden dan als overhead. Anderen onderscheiden primaire en secundaire activiteiten. De secundaire activiteiten zijn dan de overhead. deze definities overlappen elkaar voor een deel. Zonder een duidelijke definitie is het niet zinvol om te spreken over overheadpercentages. 

Er bestaat ook een meer uitgewerkte definitie van overhead:
Het geheel van functies gericht op sturing en ondersteuning. Dat gaat om:

  • Directie, management en secretariële ondersteuning
  • Personeel en organisatie
  • Informatisering en automatisering
  • Financiën en control
  • Communicatie
  • Juridische zaken
  • Facilitaire zaken

 

Voor zover de citaten uit eerdere en algemene publicatie.

In de praktijk krijgen we vaak de vraag: Wat is nu een normale verhouding voor de personeelsbezetting tussen binnen en buiten? Ofwel: Wat is nu de normale verhouding tussen directe en indirecte kosten? Een interessante vraag, want voor de directe en indirecte kosten geld ook nog een grijs gebied.
We zien dat de overheadkosten, zo noemen we dat nu ook maar, op verschillende manieren ontstaan, maar ook door veel factoren binnen en buiten de organisatie worden veroorzaakt. Per branche verschilt natuurlijk de druk van de regelgeving, maar waar moeten we als ondernemer allemaal wel niet aan voldoen om het werk te kunnen of te kunnen blijven doen? Hoe blijven we onze concurrenten voor die toch ook te maken hebben met dezelfde druk, maar blijkbaar goedkoper kunnen werken?

Bij een gezonde overhead moet minimaal aan vier voorwaarden voldaan zijn:

  • Heldere beschrijving van de taken en processen.
  • Duidelijk zicht op de taken en omvang van de functie en de werkzaamheden.
  • Uitgewerkte verwachtingen van de functie in input en output.
  • Een duidelijke omvang van de norm. Onderbouwd door feiten en omstandigheden binnen de betreffende organisatie.

 

Het gaat niet alleen om harde feiten en cijfers. Weet waar je staat, ook in vergelijking tot je concurrent. Wees jezelf bewust van het 'waarom'. 

Wil je meer weten? 

Wil je meer informatie of inzicht verwerven betreffende de overhead van jouw organisatie? Neem dan contact met ons op om samen na te gaan hoe dit gerealiseerd kan worden.

BLOG

image
Zoek de 8 verspillingen in jouw organisatie
07 / 09 / 2021
Lees meer
image
Waarom de koude kant ook een frisse wind kan zijn | Serie 'De parel binnen het bedrijfsleven'
04 / 08 / 2021
Lees meer