Iedere dag aan het brandjes blussen in je organisatie? Zó kom je er van af!

De manager als brandweerman/vrouw

Ken je ze? Die mensen in organisaties die de hele dag aan het rennen en vliegen zijn om alle touwtjes aan elkaar te knopen? Ze rennen van probleem naar probleem, van het ene naar het andere brandje.

Ik noem ze de brandweermannen en brandweervrouwen van het bedrijf.

Ze zijn o zo belangrijk. Want zonder hen zouden producten met gebreken naar klanten gaan, of zaken niet op tijd af zijn.

Misschien ben jij wel zo'n manager en denk je aan het einde van de dag: wat heb ik toch ook alweer allemaal gedaan? En verzucht je wel eens ‘dat het maar niet vooruitgaat met het bedrijf’. Heel herkenbare situaties! Drie stappen om uit deze ‘brandjesblus-cultuur’ te komen.

 

Stap 1: Handel in kleine stapjes en doorbreek de cyclus

Er is een Engels raadsel die als volgt gaat:

“How do you eat an Elephant?” Het antwoord: “Bit by bit!”

Over het algemeen zijn wij als westerse managers geneigd om groot te denken. In grote stappen snel thuis. Als we ‘dit probleem oplossen’, dan zijn we van een ‘hoop ellende verlost’. Vervolgens worden er grote investeringen gedaan in tijd en geld, die het probleem wellicht oplossen, maar waar weer andere nieuwe problemen voor in de plaats komen.

Om te stoppen met brandjes blussen én over te gaan naar continu verbeteren, is het noodzakelijk om in kleine stapjes te denken. Maar ja, hoe doorbreek je de cyclus?

 

Drie tips om de cyclus te doorbreken:

• Begin bij één klein probleem wat in de afgelopen dagen is opgetreden;
• Plan maximaal 2 uur in je agenda om dit probleem ‘aan te vallen’;
• Volg in deze 2 uur de andere stappen van het blog die hier zijn beschreven.

 

Stap 2: Ga concreet op zoek naar de achterliggende oorzaak

Als je naar de huisarts moet voor wat voor kwaal dan ook, wat doet de huisarts dan?

Hij of zij vraagt naar wat de klacht is en je beschrijft de symptomen. De dokter gaat vervolgens doorvragen. Wanneer zijn de klachten ontstaan, is er iets wat u anders bent gaan doen, hoe heftig zijn de klachten? Eventueel doet de arts een aantal onderzoeken.

Waarom doet de huisarts dit? Uiteindelijk om bij de oorzaak van je klachten te komen. Zodra hij of zij de oorzaak weet, kan hij ook de oplossing aanreiken. Of hij of zij kan dat niet en verwijst je door naar een specialist!

 

Om brandjes te voorkomen zullen wij als managers moeten zoeken naar de oorzaken van de brandjes. In de vergelijking met de huisarts is het brandje de klacht of het symptoom en ga je als manager naar de oorzaken op zoek. En misschien kom je niet zelf bij de oorzaak uit en zul je collega’s in dit onderzoek moeten betrekken.

 

De drie tips hierbij zijn:

• Omschrijf tijdens de geplande 2 uur uit stap 1 helder wat het probleem is (wat is het symptoom?);
• Ga vervolgens op zoek naar de drie belangrijkste oorzaken waarom het probleem of het symptoom optreedt;
• Vraag door met de waarom-vraag. Stel vijf keer achter elkaar de waarom-vraag. Waarom trad het probleem op? Omdat […]. Waarom was dit ‘omdat’? Omdat […]. Waarom…? Tot je dit vijf keer gedaan hebt.

 

Stap 3: Kies de juiste oplossing en maak het meetbaar

Brandjes zien als symptomen, oorzaken opsporen en dan oplossingen bedenken is één ding. Maar de juiste oplossingen kiezen is twee. Wat er echter nog aan vooraf gaat is de vraag: hoe kunnen we weten we of het probleem minder wordt?

Het gevaar van zomaar oplossingen invoeren, zonder te weten welke oorzaken ermee weggenomen worden, is dat het een gok wordt. Met alle gevolgen van dien! Als een oplossing niet werkelijk tot een meetbaar effect leidt, demotiveert dit mensen om brandjes echt aan te pakken.

 

Hoe kun je dit effect van problemen oplossen voorkomen? Drie tips:

• Beschrijf het probleem in de vorm van symptomen die zichtbaar en meetbaar zijn;
• De controlevraag hierbij is: kan ik de symptomen tellen?
• Vertaal de probleemomschrijving naar een concreet en tijdgebonden doel, waaruit blijkt dat je daadwerkelijk verbetert!

 

Directe tijdsbesparing

Wat ik in deze blog geschreven heb, dat brengen wij in de praktijk door managers te leren een stappenplan aan te houden. Een stappenplan waarmee ze stapsgewijs (kleine stapjes!) brandjes gaan omzetten naar structurele verbeteringen.

 

De stappen zijn:

1. Definieer het probleem, aan de hand van symptomen;
2. Maak het probleem meetbaar;
3. Analyseer de metingen en zoek naar oorzaken;
4. Implementeer de beste oplossingen: degene met de meeste impact op het probleem die met de minste inspanning te realiseren zijn;
5. Controleer na verloop van tijd of de oplossingen werken en of het probleem meetbaar verbetert.

Stel, je zou de helft van de dagelijkse brandjes over houden? Hoeveel tijd bespaar je daar mee?

Eens zul je de cyclus moeten doorbreken en dat kan met een kleine en simpele stap!

Informeer eens wat de training ‘Van brandjes blussen naar verbeteren’ voor je kan betekenen of neem contact met ons op voor een persoonlijke kennismaking.

 

Ir. H.G. (Henk) Hop, business consultant