Duidelijkheid, zelfstandigheid en grip met functiebeschrijvingen in jouw bedrijf

Het doel van functiebeschrijvingen

De kern van een functiebeschrijving bestaat uit taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Alle drie zijn ze belangrijk en alle drie lossen ze specifieke problemen op in jouw bedrijf.

 

1. Duidelijkheid in wie doet wat 

Als business coaches komen we in allerlei bedrijven. En soms is het zo dat de mensen door de bomen het bos niet meer zien. Dan is de organisatie zodanig uit de kluiten gewassen, dat de één niet meer weet wat de ander doet. En ook al zijn er dan ooit functiebeschrijvingen gemaakt, de werking ervan is er niet meer. Want het is te lang geleden dat ze ooit gebruikt zijn. 

Wie doet wat? En wanneer stopt het werk van de ene en gaat de ander ermee verder? 

 

In grotere organisaties is het dan handig om eerst het totaalproces in beeld te brengen. En dan te concentreren op de momenten dat er werk overgedragen wordt. Hoe is dat geregeld? Het is een bekend gegeven dat er in elk bedrijf efficiency verloren gaat waar de overdracht niet goed geregeld is. 

 

Als je deze stappen gezet hebt, kom je vanzelf uit bij de taken die iemand heeft en ook wat de ander aan taken heeft. Dat is hele goede input om de functieomschrijvingen uit de lade te halen en te herzien. 

De taakomschrijving van een functie helpt dus om duidelijkheid te krijgen in de organisatie. 

 

2. Grip houden en toch loslaten

In andere situaties merken we dat ondernemers het ontzettend lastig kunnen vinden om te delegeren. Of de ondernemer delegeert heel weinig, waardoor hij met de stress van het hele bedrijf zit. Of de ondernemer delegeert er lustig op los, maar laat het dan ook varen. Met als gevolg dat de dingen niet zo gaan, zoals hij eigenlijk zou willen. 

 

Daarom is het zo belangrijk om helder te maken:  

a. Waar is iemand verantwoordelijk voor? 

b. Op welke manier, op welke gezette tijden, moet iemand vertellen hoe hij die verantwoording uitvoert? 

Als je medewerker weet waar hij verantwoordelijk voor is én hij weet dat hij op geregelde tijden iets moet vertellen of laten zien hoe hij die verantwoording heeft uitgevoerd, laat je de verantwoording los, zonder de grip te verliezen. 

Zoals mijn leidinggevende vroeger tegen me zei, toen ik begon als leidinggevende: 'Het is delegeren én controleren.' 

 

3. Zelfstandigheid voor je medewerker door bevoegdheden vast te leggen 

Wij zitten regelmatig met ondernemers in overleg. En dan wordt dat overleg om de vijf minuten gestoord door een medewerker. Met een vraag over iets waar de ondernemer een beslissing over moet nemen. Storend! Voor het overleg, maar vooral storend en vervelend voor de werknemer en ondernemer. Want het kost onnodige tijd van allebei. En soms is het gewoonweg irritant. 

 

Met het vastleggen van bevoegdheden bepaal je met elkaar wat het speelveld is waarbinnen een medewerker kan ‘spelen’. Waar de medewerker zelf zijn ding kan doen, zonder dat hij of zij moet overleggen. Waar de medewerker zelfstandig beslissingen kan nemen. 

 

Een voorbeeld is, tot welk bedrag een inkoper bestellingen bij een leverancier mag plaatsen. Tot dat bedrag heeft hij de vrijheid om zelf te beslissen. Daarboven even overleggen. 

 

Een ander voorbeeld is als iemand een calculatie maakt om een offerte naar een klant te versturen. Hij denkt dat als hij iets korting geeft, dat de opdracht binnen komt. Leg maar vast, tot hoever mag de verkoper gaan?  

 

Bevoegdheden helpen dus om te kaderen. Welke vrijheid heeft een medewerker. En daarmee hoeft hij dan de ondernemer niet te storen. En wat valt buiten die vrijheid, zodat de ondernemer weet dat hij altijd betrokken wordt bij beslissingen die wel belangrijk zijn. 

 

Hoe ga ik functiebeschrijvingen toepassen?

 

Stap 1: Onderzoek wat er aan de hand is en inventariseer de symptomen.

Waar zie ik dat er dingen blijven liggen? Waar ontstaan onnodige discussies tussen collega’s?  Welke vragen komen mijn medewerkers elke dag mee en zou ik eigenlijk niet moeten hoeven beantwoorden? Welke zaken laat ik (te) gemakkelijk los en zou ik eigenlijk meer betrokken bij moeten zijn? Welke verantwoordelijkheid geef ik absoluut niet uit handen en wat zijn de redenen daarvoor? 

En waarschijnlijk zitten je medewerkers met soortgelijke vragen.  

 

Stap 2: Maak bespreekbaar wat je aan symptonen ziet

De volgende stap is het bespreekbaar maken van wat je ziet. En dan is altijd de vraag, hebben we de verwachtingen wel helder? Van elkaar, wat iemand doet en waar hij verantwoordelijk voor is? Wat verwacht ik als leidinggevende aan terugkoppeling en op welke momenten? Waar wil ik iemand vrijheid geven om zelf te beslissen en wat mag absoluut niet buiten mij om? 

 

Stap 3: Leg de nieuwe of hernieuwde afspraken vast in een functiebeschrijving 

Bij het bespreekbaar maken van de symptomen, komen de oplossingen vanzelf boven. Waar dienen taken helderder omschreven te worden? Welke bevoegdheid is het waard om vast te leggen in een afspraak? En wat spreek je met je medewerker af over verantwoording afleggen. 

 

Maak er werk van! 

Het (opnieuw) ontwikkelen van functiebeschrijvingen is een proces wat je aan moet gaan met je mensen. Bedrijven die dat doen, maken stappen. Wij zien het in de praktijk gebeuren wanneer we dit proces begeleiden. Wil jij ook functiebeschrijvingen voor je organisatie? Maak kennis met onze organisatieconsultants. 

 

Henk Hop, business consultant