Hoe krijg je mensen effectief in beweging met beelden?

Wat is visueel management?

Visueel management is het delen van informatie tussen management en medewerkers en medewerkers onderling, door middel van visuele signalen, tekens, lijnen, adressen en grafieken.

Het doel ervan is mensen in beweging te krijgen om de informatie zelf bij te houden, orde en netheid te bewaren, duidelijkheid te creëren over de doelen en afwijkingen ten opzichte van wat normaal is te constateren. Het doel is NIET mensen af te rekenen. Het doel is WEL zicht te krijgen op waar de verbetermogelijkheden liggen die je SAMEN probeert te realiseren.

 

Wat zijn visuele signalen?

In het dagelijks leven worden we continu, bewust of onbewust beïnvloed door visuele signalen.

Neem een verkeerslicht. Iedereen weet dat je bij rood moet stoppen en dat je bij groen mag oversteken. Springt het licht op oranje, dan trek je wel even een sprintje om de overkant veilig te halen. De kleuren van het verkeerslicht beïnvloeden je gedrag.

Kom eens in een willekeurige bouwmarkt. Meestal hangen er in de gangpaden borden met daarop informatie waar je wat in welk gangpad kunt vinden. Dat voorkomt dat je moet gaan lopen zoeken voordat je bij het juiste schroefje aangekomen bent.

Ja, denk je dan: maar in diezelfde bouwmarkt moet ik nog steeds ontzettend zoeken. En dat klopt! Een visueel signaal kan heel sterk zijn, waardoor het direct duidelijk is wat je waar kunt vinden. Maar het kan ook wat zwakker zijn. In het juiste gangpad aangekomen moet je het juiste schroefje nog steeds vinden.

 

In je werkplaats, productiehal of op kantoor kun je ook visuele signalen toepassen. De 3 zaken die je hiervoor nodig hebt zijn orde, voortgangsinformatie en afwijkingen.

 

1. Visuele orde

De boel op orde brengen doen we wel. Af en toe de bezem er door heen. Een grote opruimactie. Maar wat als je basis gewoon altijd op orde is? Dat je bij het begin van iedere dag in een opgeruimde en schone werkplek kunt gaan werken?

Dat is mogelijk: met visuele orde! Elk oppervlak benutten, en ook duidelijk maken wat waar hoort. Met een grenslijn en adressering. En met elk oppervlak bedoel ik: vloeren, wanden, kastindelingen, lades en aan de binnenkant van de deuren. Zodra helder wordt welk onderdeel en welk gereedschap waar thuis hoort, wordt ook duidelijk wat er NIET thuis hoort. Het gaat je zeker helpen als je op de vloer een vak markeert waar iets thuishoort. Met een naam in het vak wordt het nog duidelijker. En dat beïnvloedt uiteindelijk iedereen. De kans dat iemand er zomaar iets neerzet wordt een stuk kleiner.

 

 

2. Visuele voortgangsinformatie

Naast orde is voortgang net zo belangrijk. Je geeft je medewerkers een doel mee voor de dag of week. Dan is het net zo belangrijk om ze de mogelijkheid te geven om zelf de voortgang aan te geven. Op een bord, in de computer of op welke manier dan ook. Dat geeft maximale betrokkenheid van je team bij het behalen van hun doelen.

Heel basaal kun je beginnen met een whiteboard waarop het doel wordt weergegeven en de voortgang. Hier volgt wel een ‘winstwaarschuwing’. In de praktijk blijkt nog wel eens dat medewerkers het erg lastig vinden om hun voortgang zomaar ‘bloot’ te geven. Er kans soms angst zijn dat men erop afgerekend wordt.

Belangrijke vraag is dus wat je gaat doen als manager op het moment dat doelen niet behaald worden. Daarom adviseren wij altijd om verder te gaan dan het registreren van voortgang.

 

 

3. Visuele afwijkingen

Het registreren van voortgang heeft juist als doel om de mislukkingen in kaart te brengen. Daar komt wel bij dat wij mislukkingen juist leuk vinden! Want mislukkingen, fouten of achterstanden wijzen namelijk op iets. En dat ‘iets’ is een kans om je proces te verbeteren.

 

Wat zit er namelijk achter de achterstand? Wat is daar de oorzaak van? Hoe kun je dit voorkomen bij volgende projecten, producten of werkzaamheden?

 

Wat doe je als het nog steeds ‘een toestand’ is?

Je komt in een situatie terecht en denkt ‘wat een toestand zeg!’. Hoe moet ik hier nu weer mee omgaan? Je ziet dat op een gemarkeerde plek op de vloer iets heel anders staat dan wat er hoort te staan. Het grote doel van visueel management is hetzelfde. Je komt als manager namelijk ook in zo’n situatie terecht.

 

Daar kun je je misschien wel heel boos over maken. Stel jezelf dan eens de vraag: hoe komt deze toestand? Waarom wijkt het af? Wat is de oorzaak? Hoe kan ik het voorkomen? Welke verbetering moet ik daarvoor toepassen?

 

De focus van jou als manager moet dus van frustratie over dat dingen niet lukken gaan naar kansen zien om te verbeteren. Visueel management is hierbij een krachtig procesoptimalisatie gereedschap om je daarbij te helpen.

 

Wil je meer praktijkvoorbeelden zien? Neem contact met ons op en we komen je het laten zien! Met beelden dus.

 

 

Ir. H.G. (Henk) Hop, business consultant