De telefoon als tijdvreter

Het zal per persoon verschillen: of je bij het gaan van de telefoon steunend en kreunend richting het apparaat loopt of juist vrolijk opneemt. Ondanks de populariteit van e-mail is de telefoon nog steeds een zeer handig communicatiemiddel. Helaas komen telefoontjes niet altijd gelegen of duren gesprekken veel te lang. Hoe ga je effectief om met de telefoon?

De telefoon als tijdvreter

 

Enkele tips

 

1. Plan een vast moment in voor telefoontjes die je zelf moet plegen.
Reserveer de nodige tijd voor telefoongesprekken en zorg dat je die goed voorbereid. Maak een bellijst en begin bij de telefoontjes met de hoogste prioriteit. Zo werk je alle telefoontjes in één keer af. Dat gaat een stuk sneller dan wanneer je ze op verschillende momenten van de dag afhandelt.

2. Heb je weinig tijd of ga je iemand bellen die altijd ontzettend lang blijft praten?
Plan een belmoment op een tijdstip waarop de ander niet veel tijd zal hebben, bijvoorbeeld vlak voor de lunchpauze of voor sluitingstijd. Je zult merken dat je gesprekspartner ineens heel kort en bondig is.

 

3. Zorg dat je bij het hoofdonderwerp blijft en niet afdwaalt.
De verleiding kan groot zijn om over privézaken te praten of om steeds verder af te dwalen. Zorg dus dat je die zaken afhandelt waarvoor je belt en privézaken kort houdt. Mocht het gesprek afdwalen, probeer dan terug te gaan naar het hoofdonderwerp. Geef eventueel aan dat je weinig tijd hebt.

4. Heb je heel even tijd?
Wanneer je door iemand gebeld wordt, vraagt je gesprekspartner soms of je heel even tijd hebt. Wees wanneer je weinig tijd hebt eerlijk en zeg dat je echt maar heel even kunt praten. Het gesprek verloopt dan meestal vlot, omdat de ander zoveel mogelijk in de beschikbare tijd wil afhandelen.

5. Wees niet bang om even onbereikbaar te zijn.
Telefoontjes kunnen ware tijdvreters zijn. Heb je een deadline of wil je even ongestoord kunnen werken? Zet je telefoon dan op de voicemail of helemaal uit. Als het echt belangrijk is, bellen mensen wel terug, spreken ze de voicemail in of sturen ze een e-mail. Vervolgens heb jij weer in de hand wanneer je die mensen terugbelt.

6. Zeg bij het inspreken van de voicemail duidelijk waarom je belt.
Dit geeft de ander de gelegenheid om zich voor te bereiden op het gesprek, zodat het uiteindelijke gesprek niet langer hoeft te duren dan nodig.

7. Laat iemand anders de telefoon opnemen.
Mocht je een secretaresse hebben of de telefoon delen met collega's, dan zijn er momenten waarop het handig is als anderen de telefoon opnemen. Als je het erg druk hebt, kun je zo ongestoord werken en op een later moment telefoonzaken afhandelen. Andersom kun jij zo ook collega's helpen.

BLOG

image
Zoek de 8 verspillingen in jouw organisatie
07 / 09 / 2021
Lees meer
image
Waarom de koude kant ook een frisse wind kan zijn | Serie 'De parel binnen het bedrijfsleven'
04 / 08 / 2021
Lees meer